Как отсканировать документы в PDF с поиском по тексту в NAPS2

Фирменные программы сканеров часто сохраняют каждую страницу отдельной картинкой, а в настройках легко запутаться. NAPS2 делает проще: все страницы складываются в один PDF, где работает поиск по словам. Инструкция написана для Windows 11, на Mac и Linux шаги почти такие же.

Проверьте сканер в Windows

Включите сканер или МФУ и подключите его кабелем или к той же сети Wi-Fi. Откройте «Параметры» → «Bluetooth и устройства» → «Принтеры и сканеры»: устройство должно быть в списке. Если его нет, установите драйвер с сайта производителя — без него ни одна программа сканер не увидит.

Установите NAPS2

Откройте сайт naps2.com и скачайте версию для Windows. Есть обычный установщик и переносная версия в архиве — её можно распаковать в любую папку и запускать без установки. Запустите установщик и пройдите шаги.

Можно установить программу и через менеджер пакетов winget:

winget install Cyanfish.NAPS2

Создайте профиль сканирования

Запустите NAPS2 и нажмите кнопку сканирования на панели инструментов. При первом запуске откроется окно нового профиля. Задайте в нём:

• Имя профиля — например, «Документы ч/б».
• Драйвер и устройство — на Windows начните с WIA, нажмите выбор устройства и укажите свой сканер. Если с WIA не получится, позже попробуйте TWAIN.
• Источник бумаги — стекло сканера, автоподатчик или двустороннее сканирование, если сканер это умеет.
• Размер страницы — A4 для большинства документов.
• Разрешение — 300 dpi: этого достаточно для чёткого текста и хорошего распознавания.
• Цвет — оттенки серого для обычных бумаг, цвет для документов с печатями и подписями синей ручкой.

Сохраните профиль. В следующий раз достаточно выбрать его в списке и нажать «Сканировать». Для разных задач можно завести несколько профилей — например, отдельный цветной для фотографий.

Включите распознавание текста

Откройте настройки распознавания текста (OCR) на панели инструментов. Программа предложит скачать языковые пакеты — отметьте русский и английский. Затем включите распознавание при сохранении PDF, чтобы текстовый слой добавлялся автоматически.

Распознавание выполняется на вашем компьютере, интернет нужен только один раз — чтобы скачать языки.

Отсканируйте страницы

Положите первый лист на стекло или пачку листов в автоподатчик и нажмите «Сканировать». Страницы появятся в главном окне в виде миниатюр. Если сканируете со стекла, после каждой страницы меняйте лист и нажимайте кнопку снова — новые страницы добавятся в конец.

Поправьте страницы

Перед сохранением приведите документ в порядок:

• Перетащите миниатюры, если страницы идут не по порядку.
• Поверните страницы, отсканированные вверх ногами или боком.
• Откройте страницу двойным щелчком, чтобы обрезать поля, выровнять перекошенный лист или прибавить контраст.
• Удалите пустые и неудачные страницы.

Сохраните PDF

Нажмите кнопку сохранения в PDF, выберите папку и имя файла. Если распознавание включено, программа сначала обработает страницы — это может занять от нескольких секунд до пары минут. Откройте получившийся файл и проверьте поиск через Ctrl+F: слова должны находиться.

Готово: документ отсканирован

У вас один PDF со всеми страницами и поиском по тексту, а профиль сохранён — следующий документ отсканируется в два щелчка. Если файл получился тяжёлым для отправки, сожмите его в программе для работы с PDF.

Если что-то пошло не так