VK WorkSpace

VK WorkSpace — набор рабочих сервисов от VK, собранный вокруг корпоративной почты. В него входят почта на домене компании, мессенджер, видеозвонки, календарь, облачный диск и редакторы документов. Всё это работает в браузере и в приложениях, а сотрудниками и доступами управляет администратор через отдельную панель.

Сервис вырос из «Почты Mail для бизнеса», которая работает с 2013 года, поэтому его исходный адрес — biz.mail.ru. Главное, зачем его берут: получить для компании адреса вида имя@вашдомен.ру без своего почтового сервера, с российским хранением данных и оплатой российскими картами. Для небольшой команды есть бесплатный тариф, остальное — по подписке на сотрудника.

Что умеет VK WorkSpace

• Почта на своём домене — вы подтверждаете права на домен, прописываете у регистратора выданные записи, и после этого создаёте ящики сотрудникам. Адрес остаётся вашим: если смените сервис, почта переедет вместе с доменом.
• Панель администратора — сотрудников добавляют и отключают в одном месте. При увольнении доступ закрывается, а переписка по рабочему адресу остаётся у компании, а не уходит с человеком.
• Общие адреса и рассылки — можно сделать ящик вида info@ или sales@, письма с которого видит сразу несколько сотрудников. Это удобнее, чем пересылать обращения клиентов вручную.
• Защита от спама — фильтры те же, что в большой почте Mail, у которой десятки миллионов ящиков. Для рабочей почты это ощутимый плюс: мусора и писем с вложениями-вирусами заметно меньше.
• Мессенджер для команды — чаты по проектам, обсуждения, пересылка файлов. Рабочее общение не смешивается с личными чатами в обычных мессенджерах.
• Видеозвонки и встречи — созвон запускается ссылкой из чата или календаря, участникам не нужно ставить отдельную программу.
• Календарь — встречи, приглашения коллегам и общие календари подразделений. Видно, кто когда занят, и не нужно согласовывать время письмами.
• Диск и документы — общее облако компании и редакторы текстов и таблиц в браузере: файлы правятся вдвоём и не рассылаются по почте версиями.
• Работа в почтовых программах — ящики подключаются по IMAP, поэтому писать письма можно и в привычной программе на компьютере, а не только в браузере.

Без интернета сервис не работает: это онлайн-платформа. Частичная работа без сети возможна, только если вы подключили ящик к почтовой программе на компьютере — она держит скачанные письма локально и отправляет накопившееся при появлении связи.

Кому подходит

• Небольшим компаниям, мастерским, студиям и агентствам, которым нужна почта на своём домене без собственного сервера и администратора.
• Тем, кто уходит с зарубежных рабочих платформ: оплата проходит российскими картами, есть договор и закрывающие документы, данные остаются в России.
• Командам, у которых переписка, звонки и файлы расползлись по личным мессенджерам и облакам: здесь это собрано под управлением администратора.
• Организациям, которым важно забирать рабочие ящики у уволившихся сотрудников вместе с перепиской.
• Частным специалистам, которым нужен солидный адрес на своём домене вместо бесплатного ящика в личной почте.

Сколько стоит

Для небольшой команды есть бесплатный тариф: почта на своём домене и базовый набор сервисов с ограничением по числу сотрудников и объёму хранения. Этого обычно хватает частному специалисту или мастерской из нескольких человек.

Платные тарифы различаются объёмом облака на сотрудника, набором сервисов и уровнем поддержки, а считаются по количеству подключённых работников: чем больше команда, тем больше платёж. Оплата проходит российскими картами и по счёту для организаций, с договором и закрывающими документами. Точные суммы и состав тарифов берите на странице тарифов сервиса — они меняются, и придумывать цифры мы не станем.

Как начать пользоваться

1. Заведите аккаунт администратора на сайте сервиса и создайте организацию: понадобятся название компании и контактные данные.
2. Добавьте свой домен. Если домена нет, сначала зарегистрируйте его у любого регистратора — без домена корпоративной почты не будет.
3. Подтвердите права на домен способом, который предложит сервис: специальная запись в настройках домена или файл на сайте.
4. Пропишите у регистратора выданные почтовые записи. Изменения расходятся по интернету от нескольких минут до суток, после чего письма начинают приходить на ваш домен.
5. Создайте ящики сотрудникам, выдайте им первые пароли и попросите сменить их при первом входе. Затем поставьте приложения на телефоны и, если нужно, подключите ящики к почтовым программам.

Частые вопросы