Как пользоваться Яндекс Трекером: организация, очередь и первые задачи

Инструкция для тех, кто подключает Яндекс Трекер небольшой команде с нуля. Все шаги — в браузере на компьютере: настраивать очереди и доски удобнее на большом экране. Если ваша компания уже пользуется Яндекс 360 для бизнеса, часть шагов пройдёт быстрее — организация у вас уже есть.

Подготовьте рабочий Яндекс ID

Трекер привязан к организации, а организацию создаёт конкретный аккаунт — он станет её владельцем. Лучше завести для этого отдельный рабочий Яндекс ID или использовать почту на домене компании, а не личный ящик сотрудника. Если сотрудник уйдёт, компания не потеряет доступ к своим задачам.

Откройте Трекер и создайте организацию

Перейдите на tracker.yandex.ru и войдите. Сервис предложит создать организацию или выбрать существующую. Укажите название компании. Если у вас уже есть организация в Яндекс 360 для бизнеса или в Yandex Cloud, подключите Трекер к ней, чтобы не плодить отдельные учётки.

На этом этапе стоит посмотреть, какой тариф подключается и сколько пользователей в нём бесплатно. Условия есть на официальном сайте Трекера.

Создайте первую очередь

Очередь — это место, где живут задачи одной команды или направления. Создайте очередь и выберите шаблон: для разработки, для службы поддержки или простой процесс «Открыт → В работе → Закрыт». Задайте понятное название и короткий ключ латиницей — например, MARKET для маркетинга. Номера задач будут начинаться с этого ключа: MARKET-1, MARKET-2 и так далее.

Не стремитесь сразу настроить всё. Начните с шаблона, поработайте пару недель и только потом добавляйте статусы и поля, которых действительно не хватает.

Настройте статусы и поля

В настройках очереди откройте рабочий процесс. Проверьте, что статусы совпадают с тем, как команда работает на самом деле. Например, если задачи ждут согласования руководителя, добавьте статус «На согласовании» между «В работе» и «Закрыт».

Поля задачи — это то, что вы заполняете при создании: исполнитель, срок, приоритет, теги. Если нужно своё поле, например «Клиент» или «Бюджет», добавьте его в настройках очереди. Лишние поля только мешают — оставляйте то, что реально используете.

Заведите задачи

Нажмите кнопку создания задачи и выберите очередь. Напишите название с действием («Подготовить договор с поставщиком»), описание, исполнителя и срок. К задаче можно приложить файлы, а в комментариях упомянуть коллегу — он получит уведомление.

• Большую задачу разбейте на подзадачи — так видно, какая часть уже сделана.
• Связи между задачами показывают, что одна блокирует другую.
• Наблюдатели получают уведомления об изменениях, но не отвечают за результат.

Сделайте доску

Создайте доску и укажите, задачи из какой очереди на ней показывать. Для постоянного потока задач подойдёт канбан-доска, для работы короткими периодами — доска со спринтами и бэклогом. Колонки доски соответствуют статусам: переносите карточку — меняется статус задачи.

Пригласите сотрудников

Добавьте сотрудников в организацию — по почте или через управление пользователями в Яндекс 360 для бизнеса. Затем выдайте им доступ к Трекеру и к нужным очередям. Права можно настроить так, чтобы подрядчик видел только свою очередь.

Подключите приём заявок и автоматизацию

Когда основная работа налажена, упростите рутину. Создайте форму в Яндекс Формах и свяжите её с очередью — заявки коллег будут превращаться в задачи. Добавьте триггер, который назначает исполнителя по типу заявки, и макрос для типового ответа. Установите приложение Яндекс Трекер на телефон, чтобы получать уведомления и отвечать в комментариях вне офиса.

Если что-то пошло не так