Как пользоваться YouGile: доска, задачи и команда с нуля

Настройка YouGile занимает примерно час, и большая часть этого времени уходит не на сервис, а на один вопрос: как у вас на самом деле идёт работа. Если ответить на него честно, доска получится рабочей с первого раза. Всё описанное делается в браузере, ничего устанавливать не нужно.

Зарегистрируйте компанию

Откройте сайт YouGile и заведите аккаунт по рабочей почте. Сервис попросит название компании — это общее пространство, в котором будут жить все проекты и сотрудники. Человек, который регистрируется первым, становится администратором: он добавляет людей и выдаёт права.

Создайте проект и первую доску

Проект — это группа досок по одной теме, доска — конкретный процесс. Не сваливайте всё на одну доску и не делайте по доске на каждого сотрудника. Хорошее начало: один проект на отдел и одна доска на один повторяющийся процесс — заявки, закупки, выпуск материалов, обслуживание техники.

Назовите колонки по своим этапам

Колонки — это этапы, через которые проходит работа. Опишите их теми словами, которыми пользуетесь в разговоре, а не красивыми названиями из статей про управление:

• «Новые» — сюда падает всё, что только поступило;
• «В работе» — взято конкретным человеком;
• «На проверке» — сделано, но нужен чей-то взгляд;
• «Готово» — закрыто, к нему больше не возвращаются.

Держите не больше пяти-шести колонок: при большем числе доска перестаёт читаться с одного взгляда, а это её главное достоинство.

Заведите настоящие задачи

Не тренируйтесь на выдуманных карточках — перенесите пять-десять дел, которые у вас прямо сейчас в работе. Сразу станет понятно, каких колонок не хватает и какие данные нужны на карточке. В задаче напишите понятный заголовок: не «Клиент», а «Согласовать смету с клиентом до пятницы».

Откройте карточку и посмотрите на чат внутри. Именно сюда переносятся обсуждения: вопрос по задаче задаётся здесь, а не в общем мессенджере. Через месяц вы оцените это, когда понадобится вспомнить, почему приняли то или иное решение.

Настройте стикеры на карточках

Стикеры — это дополнительные поля, которые видны прямо на карточке, не открывая её. Для начала хватит трёх: исполнитель, срок и приоритет. Если у вас производство или сервис, добавьте свой: номер заявки, объект, тип работ. Не увлекайтесь — десяток стикеров превращает доску в таблицу.

Добавьте сотрудников и раздайте права

Сотрудники приглашаются по адресам почты в настройках компании. Разложите их по отделам и выдайте доступ только к нужным проектам: подрядчик или стажёр не должен видеть все доски сразу. Проверьте результат, зайдя в сервис от имени нового сотрудника — лишнего он видеть не должен.

Договоритесь о правилах и поставьте приложение

Сервис сам по себе ничего не наладит, поэтому проговорите с командой три правила: задачу двигает тот, кто её делает; обсуждение идёт в чате карточки; задача без срока и исполнителя не считается поставленной. Затем установите приложение из Google Play или App Store — тем, кто работает не за компьютером, оно нужнее, чем браузер.

Через неделю вернитесь к доске и посмотрите, где скопились карточки. Колонка, в которой задачи висят дольше всего, — это и есть узкое место вашего процесса; обычно её и нужно разбирать в первую очередь.

Если что-то пошло не так