Как пользоваться Calendly: настройка записи на встречи

Настройка занимает минут двадцать, и дальше сервис работает сам. Инструкция написана для веб-версии в браузере: все настройки делаются там, а приложение на телефоне нужно только для просмотра встреч. Интерфейс на английском, поэтому названия разделов ниже описаны по смыслу.

Сразу о главном ограничении: сервис зарубежный, оплата российскими картами не проходит, и доступ из России может быть ограничен. Если вам нужна запись клиентов с русским интерфейсом и оплатой, посмотрите российские сервисы онлайн-записи.

Зарегистрируйтесь и подключите календарь

Откройте calendly.com и выберите регистрацию через тот аккаунт, в котором лежит ваш рабочий календарь, — Google или Microsoft. Так сервис сразу получит доступ к расписанию, и отдельного подключения не понадобится. Если регистрируетесь по адресу почты, календарь придётся добавить потом в настройках.

Сервис запросит два разрешения: читать события, чтобы знать о занятости, и создавать события, чтобы складывать туда новые записи. Без первого он будет предлагать гостям занятое время, без второго встречи не попадут в календарь.

Проверьте часовой пояс и рабочие часы

В настройках профиля укажите свой часовой пояс — от него считается всё остальное. Затем откройте раздел с расписанием доступности и задайте окна, когда вас можно записывать: например с 10:00 до 13:00 и с 15:00 до 18:00 по рабочим дням.

Там же полезно выставить защитные правила:

• запас перед ближайшей встречей — чтобы нельзя было записаться «через пять минут»;
• перерыв между встречами — время дойти, выдохнуть и записать итоги;
• предел встреч в день — иначе в удачный день календарь заполнят целиком;
• горизонт записи — на сколько недель вперёд открыто расписание.

Создайте тип встречи

Тип встречи — это шаблон: название, длительность, способ связи и вопросы гостю. Начните с одного, самого частого: «Консультация, 30 минут». На бесплатном тарифе доступен только один тип, поэтому выбирайте главный.

Укажите, как будет проходить встреча: по телефону (тогда гость оставит номер), по видеосвязи (ссылка создастся автоматически, если подключён сервис созвонов) или лично по адресу. В конце задайте, какое расписание доступности использовать — то, которое вы настроили на предыдущем шаге.

Добавьте вопросы и текст подтверждения

В настройках типа встречи есть форма, которую заполняет гость. Имя и адрес почты там уже есть, остальное добавляете вы: телефон, тему разговора, ссылку на документ. Не увлекайтесь — каждое лишнее поле снижает шанс, что человек дойдёт до конца.

Рядом настраиваются письма: подтверждение после записи и напоминание перед встречей. Напишите в подтверждении, что нужно подготовить и как с вами связаться, если планы изменятся.

Проверьте страницу записи глазами гостя

Скопируйте ссылку типа встречи и откройте её в другом браузере или в режиме приватного окна, где вы не вошли в свой аккаунт. Вы увидите то же, что увидит собеседник: календарь со свободными окнами, выбор часового пояса и форму.

Запишитесь сами на пробное время и проверьте три вещи: встреча появилась в вашем календаре, письмо пришло, время в письме совпадает с ожидаемым. После проверки отмените пробную запись — ссылка отмены есть в том же письме.

Поставьте приложение на телефон

Приложение Calendly есть для iPhone и Android. В нём видно ближайшие встречи с ответами гостей, можно скопировать ссылку записи и отправить её в мессенджере, отменить или перенести встречу. Настройки расписания в приложении почти не меняют — для этого удобнее браузер.

Разошлите ссылку

Дальше всё просто: ссылка идёт в подпись письма, в описание профиля, на сайт или в сообщение клиенту. Хорошая практика — добавлять к ссылке одну поясняющую фразу: «выберите удобное время, встреча на 30 минут по видеосвязи». Иначе часть людей просто не поймёт, что от них требуется.

Готово: расписание сторожит сервис, двойных записей нет, гости выбирают время сами и переносят его без вашего участия.

Если что-то пошло не так