Как пользоваться Clockify: учёт рабочего времени с нуля

Clockify считает время только там, где вы сами его отметили, поэтому вся настройка сводится к двум вещам: правильно заведённым проектам и привычке нажимать кнопку таймера. Инструкция написана для работы в браузере — так же выглядят программа для компьютера и приложение на телефоне. Интерфейс на английском, поэтому названия нужных разделов я называю и по-английски.

Зарегистрируйтесь

Откройте официальный сайт сервиса и нажмите кнопку регистрации. Введите адрес электронной почты и пароль или войдите через аккаунт Google. На почту придёт письмо с подтверждением — перейдите по кнопке в нём, иначе часть функций останется закрытой.

После входа сервис создаст рабочее пространство (workspace) — это ваш отдельный «ящик» с проектами и записями. Если будете вести и личный учёт, и работу для заказчика, проще держать их в одном пространстве, но в разных проектах.

Заведите клиентов и проекты

В боковом меню найдите раздел проектов (Projects) и создайте первый проект. Назовите его так, как вы называете работу в жизни: «Сайт для автосервиса», «Уроки английского», «Домашние дела». Проектов лучше сделать немного: 5–10 штук, иначе выбирать из списка каждый раз будет лень.

Если работаете на заказ, создайте клиента в разделе клиентов (Clients) и привяжите к нему проекты. Тогда в отчёте можно будет показать время по одному заказчику. Внутри проекта удобно сразу добавить задачи (Tasks) — крупные части работы вроде «вёрстка», «правки», «созвоны».

Там же у проекта задаётся часовая ставка и отметка, что время по нему оплачиваемое. Без этого сервис будет считать только часы, а не суммы.

Запустите таймер

Главная страница — это журнал времени (Time Tracker). Впишите в строку, чем собираетесь заняться, выберите проект и задачу и нажмите кнопку запуска справа. Таймер идёт, даже если закрыть вкладку: время считается на стороне сервиса.

Закончили — нажмите «стоп». Запись появится в списке за сегодня. У неё можно поправить время начала и конца, описание, проект и отметку оплачиваемого времени: ошибиться не страшно, всё правится позже.

Допишите забытое время руками

Забыть включить таймер — обычное дело. Переключите журнал в ручной режим (Manual) и впишите время начала и конца или просто длительность — например, два часа на встречу во вторник. Второй способ — режим табеля (Timesheet): он показывает всю неделю сеткой, где строки это проекты, а столбцы дни, и часы вписываются прямо в клетки.

Табель удобен тем, кто не любит таймеры: раз в день открыли, расставили часы по проектам и закрыли.

Поставьте программу и приложение

На странице загрузок официального сайта есть программы для Windows, macOS и Linux, расширения для браузеров и ссылки на приложения в магазинах для Android и iPhone. Поставьте то, чем пользуетесь, и войдите в тот же аккаунт — все записи попадут в один журнал.

У программы для компьютера два полезных отличия от браузера: она считает время без интернета и отправляет записи позже, а ещё умеет вести автоматический журнал программ и сайтов, из которого можно одним нажатием сделать запись времени. Этот журнал хранится на вашем компьютере, пока вы сами не добавите данные в аккаунт.

Соберите отчёт и выгрузите его

Откройте раздел отчётов (Reports). Сводный отчёт (Summary) показывает итоги по проектам, клиентам и людям, подробный (Detailed) — все записи списком, недельный (Weekly) — часы по дням. Сверху выбирается период: эта неделя, прошлый месяц, любые даты.

Кнопка выгрузки сохраняет отчёт в CSV, Excel или PDF. PDF удобно приложить к счёту, CSV и Excel — посчитать суммы по-своему. Ещё можно получить ссылку на отчёт и отправить её заказчику, чтобы он смотрел часы сам.

Пригласите команду

В настройках рабочего пространства есть раздел участников (Team). Добавьте коллег по адресам почты, выдайте роли и, если нужно, ограничьте, какие проекты им видны. После этого в отчётах появится разрез по людям, а в табеле — общая картина недели.

Готово: время считается, проекты разложены по полочкам, а отчёт за любой период собирается в два нажатия.

Если что-то пошло не так