Как пользоваться Dropbox Paper: документы и задачи в одном месте

Paper рассчитан на рабочие документы, которые пишут несколько человек: протокол встречи, план проекта, бриф, список решений. Инструкция написана для работы в браузере на компьютере — там удобнее набирать текст. На телефоне документы открываются в приложении Dropbox, и это скорее режим чтения и отметки задач.

Войдите в аккаунт Dropbox

Отдельной регистрации у Paper нет: нужен обычный аккаунт Dropbox. Если его ещё нет, зарегистрируйтесь по адресу электронной почты на сайте Dropbox — бесплатного тарифа для документов хватит, текст занимает мало места. Интерфейс по умолчанию будет на русском; если он открылся на английском, язык меняется в настройках аккаунта.

Создайте документ из шаблона

Откройте раздел документов Paper и нажмите создание нового. Сервис предложит пустой документ или заготовки — протокол встречи, план проекта, бриф. Для первого раза берите шаблон: в нём уже расставлены разделы, и видно, как задуман документ.

Первая строка документа становится его названием и попадает в список документов, поэтому пишите в ней понятный заголовок с датой, а не слово «Документ». Через месяц это сэкономит время на поиске.

Наберите текст сокращениями, а не панелью

Панель оформления в Paper появляется при выделении текста, но быстрее набирать разметку с клавиатуры:

• решётка и пробел в начале строки — заголовок раздела, две решётки — подзаголовок;
• дефис и пробел — пункт списка, цифра с точкой — нумерованный список;
• звёздочки вокруг слова — выделение;
• три дефиса в пустой строке — разделитель между частями документа.

Картинку просто перетащите в окно документа мышкой. Ссылку вставьте как обычный текст: Paper сам предложит превратить её в карточку с названием и картинкой — так документ читается легче, чем с длинными адресами.

Превратите пункты в задачи

Это главное, за что Paper держат в работе. Сделайте список дел, а затем превратите его пункты в задачи с галочками — в панели оформления есть соответствующий вид списка. Дальше в пункте задачи упомяните человека через знак собаки и выберите его из подсказки, а рядом поставьте срок.

Упомянутый человек получит уведомление, а задача появится в его списке дел по документам. Отмечать выполненное можно прямо в документе: галочка видна всем, и отдельный отчёт о статусе не нужен.

Откройте доступ коллегам

Нажмите кнопку общего доступа в правом верхнем углу. Там два пути: отправить приглашение на почту конкретным людям или получить ссылку. Для ссылки обязательно проверьте, что выбрано: доступ только на чтение или с правом правки, и пускать ли людей за пределами вашей команды.

Обсуждайте в комментариях, а не в тексте

Выделите фрагмент и нажмите появившийся значок комментария. Замечание встанет на поле справа, и на него можно ответить. Когда правка внесена, обсуждение закрывают — документ не зарастает пометками вроде «переписать этот абзац». Комментарий можно оставить и к картинке, выделив на ней область.

Выгрузите копию и проверьте историю

В меню документа найдите выгрузку. DOCX нужен, когда документ уходит человеку, работающему в Word, Markdown — когда текст переносят в другой редактор или базу знаний, PDF — когда документ отправляют на согласование и менять его не должны.

В том же меню лежит история изменений: видно, кто правил документ и когда, и можно вернуться к прежнему состоянию. Привычка выгружать DOCX после каждого важного этапа полезна и сама по себе: копия остаётся у вас, даже если сервис перестанет быть удобным. Готово: документ ведётся совместно, задачи расставлены, а резервная копия лежит на вашем компьютере.

Если что-то пошло не так