Как пользоваться IVA MCU: подключиться к конференции и провести совещание

IVA MCU внедряет организация, поэтому инструкция состоит из двух частей: что делать сотруднику, которого позвали на конференцию, и что учесть тому, кто совещания собирает сам. Шаги описаны для браузера на компьютере — в приложениях для Windows, macOS, Linux, Android и iPhone порядок действий тот же, отличается расположение кнопок.

Получите доступ и адрес входа

Зарегистрироваться самостоятельно в IVA MCU нельзя. Узнайте у системного администратора два момента: по какому адресу у вашей организации вход и какая учётная запись используется. Часто это та же пара логина и пароля, что для корпоративной почты, но не всегда.

Заодно спросите, разрешено ли вам создавать конференции и как у вас принято приглашать внешних участников. Платформа стоит внутри организации, и доступ снаружи может быть ограничен — это решает не сервис, а ваши администраторы.

Проверьте камеру, микрофон и браузер

Конференция открывается в современных браузерах: Яндекс Браузере, Chrome, Edge, Firefox. Обновите браузер, если давно этого не делали. Подключите наушники: без них звук из колонок попадает обратно в микрофон, и все слышат эхо.

Убедитесь, что камера не закрыта шторкой и не занята другой программой — закройте остальные приложения видеосвязи полностью. Если камера и микрофон не включаются ни в одном браузере, причина обычно в настройках рабочего компьютера, и это вопрос к администратору.

Подключитесь к конференции

Ссылку на конференцию присылают письмом или кладут в событие календаря. Откройте её, при необходимости войдите в рабочую учётную запись и разрешите браузеру доступ к камере и микрофону. Если вы случайно нажали «Запретить», откройте значок камеры или замка слева в адресной строке, включите разрешения и обновите страницу.

В окне предпросмотра проверьте картинку и полоску микрофона: она должна реагировать на голос. Подключайтесь за две-три минуты до начала — успеете переключить микрофон на наушники и поправить свет.

Проведите совещание

Если вам разрешено собирать конференции, создайте конференцию и разошлите приглашение. Удобнее всего прикрепить ссылку к событию в календаре — участники найдут адрес в приглашении, а не в длинной переписке. Что помогает провести встречу спокойно:

• Назначьте ведущего — он следит за временем и даёт слово. На совещании с филиалами без этого разговор расползается.
• Попросите выключать микрофоны, когда участники не говорят: шум из переговорной и с улицы мешает сильнее, чем кажется.
• Показывайте окно, а не весь экран, чтобы коллеги не увидели ваши уведомления и посторонние файлы.
• Предупреждайте о записи заранее — это и вежливо, и обычно требуется по правилам организации.
• Проверьте список участников перед обсуждением закрытых вопросов: по ссылке мог подключиться лишний человек.
• Если в совещании участвует переговорная, подключите её оборудование заранее и проверьте звук: именно на терминалах чаще всего теряют первые пять минут.

Подключите приложение и привычные инструменты

Для ежедневных совещаний поставьте клиент IVA для своей системы и войдите в ту же рабочую учётную запись. Программа не теряет конференцию при случайном закрытии вкладки и обычно ровнее держит связь на слабом интернете.

Устанавливайте приложение только из источника, который назвала организация, или с официального сайта разработчика; приложение для телефона — из магазина приложений, проверив имя разработчика. Если в компании используются и другие продукты IVA — мессенджер, телефония, — спросите у администратора, как они связаны: часто конференцию можно начать прямо из рабочей переписки.

Разберитесь с записями и материалами

Запись, если она включена, хранится по правилам организации: что записывается, кому доступно и сколько лежит, настраивает администратор. Договоритесь сразу, кто отправит ссылку на запись отсутствовавшим и где будут лежать материалы совещания, иначе их будут искать всю неделю.

Завершите конференцию

Нажмите кнопку выхода, а если вы организатор — завершите конференцию для всех, чтобы в комнате не осталась часть участников. Проверьте, выключена ли запись, и отключите оборудование переговорной. Для регулярного совещания сделайте повторяющееся событие в календаре: адрес комнаты не придётся рассылать заново.

Если что-то пошло не так