Как начать работать в Мегаплане: регистрация, сотрудники и первые задачи

Мегаплан не из тех сервисов, которые включаются одной кнопкой: это система для работы всей компании, и если завести её без подготовки, сотрудники вернутся в мессенджер через неделю. Инструкция ниже рассчитана на первый рабочий день в сервисе — от регистрации до момента, когда в нём уже живут настоящие задачи. Всё делается в браузере, устанавливать ничего не нужно.

Оформите пробный доступ

Откройте официальный сайт Мегаплана и нажмите кнопку пробного доступа. В форме укажите рабочую почту, телефон и название компании: по этим данным создаётся ваше отдельное рабочее пространство со своим адресом. Ссылка на него придёт на указанную почту — сохраните письмо, по этому адресу сотрудники будут входить каждый день.

Регистрируйте пространство на корпоративную почту, а не на личную почту сотрудника. Администратор — это владелец всех данных компании: клиентов, задач и документов. Если аккаунт оформлен на человека, который потом уйдёт, восстанавливать доступ придётся через поддержку.

Настройте профиль компании

Первым делом загляните в настройки и заполните данные организации: название, часовой пояс и рабочее время. Часовой пояс важнее, чем кажется: от него зависят сроки задач и напоминания, и если его не поправить, половина поручений будет «просрочена» ещё до обеда.

Там же проверьте, как сервис присылает уведомления — на почту, в браузер, в приложение. Оставьте только нужные каналы, иначе поток писем быстро начнут игнорировать.

Добавьте сотрудников и отделы

В разделе сотрудников добавьте людей по рабочим адресам почты — каждому придёт приглашение со ссылкой для входа. Сразу соберите структуру: отделы, руководители, подчинённые. Это не формальность, а основа прав доступа:

• рядовой сотрудник видит свои задачи и своих клиентов;
• руководитель отдела — работу всего отдела;
• администратор — всё пространство и настройки.

Проверьте права, войдя под обычным сотрудником с его согласия или создав тестового пользователя. Частая ошибка на старте — выдать всем права администратора «чтобы не мешало»: тогда любой человек сможет выгрузить базу клиентов целиком.

Создайте проект и перенесите живые задачи

Не начинайте с переноса всего сразу. Возьмите один понятный проект — например текущий заказ или подготовку к выставке — и создайте его в сервисе. Внутри поставьте 5–10 настоящих задач, которые сейчас висят в переписке.

У каждой задачи заполните три поля: один ответственный, срок и описание, по которому понятно, что считается выполненным. Задача без ответственного — это пожелание, а не поручение. Если работу делают двое, назначьте одного главного, а второго добавьте участником.

Заведите клиента и проведите одну сделку

Откройте раздел с клиентами и создайте карточку одного настоящего контрагента: название, контакты, ответственный менеджер. Затем создайте по нему сделку и проведите её по этапам воронки, как она идёт у вас в жизни: обращение, расчёт, согласование, работа, оплата.

На этом шаге сразу видно, совпадает ли встроенная логика с вашими процессами. Если каких-то этапов не хватает или они называются иначе, переименуйте и добавьте их, пока в системе не накопились данные. Переделывать воронку на сотнях сделок гораздо дороже.

Договоритесь о правилах и подключите телефоны

Соберите сотрудников и объявите два простых правила: любое поручение ставится задачей в Мегаплане, а обсуждение работы идёт в комментариях к задаче, а не в личных сообщениях. Без этого сервис остаётся красивой витриной, а работа продолжается в чатах.

Затем установите приложение Мегаплана на телефоны из Google Play, App Store или магазина приложений вашего устройства и включите уведомления. Через неделю откройте отчёты по задачам и посмотрите, что просрочено: это и будет честный ответ на вопрос, приживается ли сервис в компании.

Если что-то пошло не так