Как пользоваться Pyrus: форма заявки и маршрут согласования

Pyrus открывается в браузере, устанавливать ничего не обязательно. На регистрацию и первую рабочую форму уходит примерно час, если вы заранее знаете, кто в вашей компании что согласует. Шаги написаны для работы в браузере; в приложениях для компьютера и телефона всё устроено так же.

Опишите процесс на бумаге

Это самый важный шаг, и он делается до регистрации. Возьмите один процесс — например оплату счёта — и запишите три вещи: какие данные нужны, кто согласует и в каком порядке, что происходит при отказе.

Если на этом этапе выясняется, что порядок согласования в компании никто не знает точно, значит, сервис вам и нужен. Но договориться о порядке придётся людям, а не программе.

Зарегистрируйтесь и создайте организацию

Откройте официальный сайт сервиса и зарегистрируйтесь по рабочей почте: аккаунт на личном адресе потом неудобно передавать. Подтвердите адрес письмом и создайте организацию с настоящим названием компании.

Пригласите участников процесса

Добавьте только тех, кто участвует в выбранном процессе: заявителя, согласующего руководителя, бухгалтера. Всю компанию подключать рано — сначала процесс должен заработать на небольшой группе.

Права выдавайте по роли. Менять формы и маршруты должны один-два человека, остальным достаточно заполнять заявки и согласовывать их.

Соберите форму заявки

Создайте новую форму и добавьте поля, которые действительно нужны для решения. Для оплаты счёта обычно хватает такого набора:

• контрагент — выбор из справочника, чтобы названия не писали по-разному;
• сумма — числовое поле;
• назначение платежа — короткий текст;
• срок оплаты — дата;
• файл счёта — вложение;
• комментарий — свободное поле для пояснений.

Обязательными делайте только те поля, без которых заявку нельзя согласовать. Каждое лишнее поле — минута работы человека и повод заполнить форму кое-как.

Настройте маршрут согласования

В настройках формы опишите шаги: кто получает заявку первым, кто вторым, кто закрывает её после оплаты. Если в компании есть порог суммы, выше которого нужен директор, добавьте условие — тогда мелкие счета не будут ждать его подписи.

Обязательно продумайте отказ: куда возвращается заявка и что должен сделать заявитель. Процесс, в котором отказ ведёт в никуда, разваливается на второй неделе.

Проверьте всё на живых заявках

Проведите через форму пять-десять настоящих заявок и соберите замечания у всех участников: что непонятно, какого поля не хватает, где пришлось писать в чат вместо сервиса. Исправьте форму и маршрут по этим замечаниям.

Заодно проверьте уведомления: человек должен узнавать о заявке, которая ждёт его решения, и не должен получать письма обо всём подряд. Лишние оповещения люди отключают целиком, вместе с нужными.

Подключите остальных и следите за отчётами

Когда процесс работает, пригласите остальных сотрудников и объявите один порядок: заявки только через форму, письма и сообщения в мессенджере больше не считаются основанием для оплаты. Без этого правила половина заявок пойдёт по старому пути.

Раз в месяц открывайте отчёты по процессу: сколько заявок прошло, где они задерживались, у кого копятся согласования. Один-два лишних шага в маршруте обычно видно сразу — уберите их, и процесс станет короче. Дальше тем же способом переносите следующий процесс: отпуска, закупки, обращения клиентов.

Если что-то пошло не так