ClickUp

ClickUp — онлайн-сервис для задач и проектов команды. В нём есть списки дел и канбан-доски, как в простых планировщиках, но вокруг них собрано ещё многое: документы, цели, учёт времени, сводные экраны с отчётами, чат и формы для заявок. Разработчик называет его приложением для всей работы, и в этом одновременно его сила и его сложность.

Главное отличие от Trello и простых списков дел — глубина настройки. Структуру работы вы задаёте сами: рабочее пространство делится на пространства (например, по отделам или клиентам), внутри — папки и списки задач, а у каждого списка свои статусы и свои поля. Одну и ту же задачу можно смотреть списком, доской, таблицей, календарём или диаграммой сроков. Для команды, у которой процессы уже сложились, это удобно. Человеку, которому нужен только список покупок, ClickUp покажется перегруженным.

Что умеет ClickUp

• Своя структура работы — пространства, папки и списки. Задачи делятся на подзадачи и чек-листы, у задачи может быть несколько исполнителей, зависимости от других задач и ссылки на связанные.
• Свои статусы — вместо универсальных «сделано и не сделано» вы описываете реальный путь работы: «черновик», «на согласовании», «правки», «опубликовано». У каждого списка статусы свои.
• Разные представления — список, доска по статусам, таблица, календарь, диаграмма сроков, карта загрузки людей. Представления настраиваются с фильтрами и сохраняются, поэтому у каждого участника может быть свой вид на общие данные.
• Свои поля — к задаче добавляются колонки под ваши данные: бюджет, ссылка на макет, клиент, приоритет, адрес объекта.
• Документы — текстовые страницы с вложенной структурой живут рядом с задачами. Регламенты и инструкции не приходится держать в отдельном сервисе, а из документа можно сослаться на задачу.
• Сводные экраны — страницы с карточками: сколько задач просрочено, чем занят каждый сотрудник, сколько часов ушло на проект. Руководителю не нужно собирать отчёт руками.
• Учёт времени — таймер в задаче и ручные записи, с отчётом по сотрудникам и проектам. Полезно, если работа считается по часам.
• Автоматизации — правила вида «когда статус изменился, назначить исполнителя и передвинуть задачу в другой список» убирают ручные переносы.
• Формы — заявки от коллег или клиентов превращаются в задачи с нужными полями и попадают сразу в нужный список.
• Цели и напоминания — крупные цели складываются из задач и показывают процент выполнения; личные напоминания не мешаются в общем списке.
• Приложения и уведомления — есть версии для компьютера и телефона, уведомления приходят в браузер, на устройство и по почте; что именно присылать, настраивается подробно.

Отдельно продаётся ИИ-помощник: он пересказывает обсуждение задачи, составляет черновик документа и отвечает на вопросы по содержимому рабочего пространства. Для основной работы он не обязателен.

Кому подходит

• Командам от трёх-четырёх человек с повторяющимися процессами: агентствам, студиям, отделам маркетинга, строительным и сервисным компаниям.
• Тем, кому мало доски с карточками: нужны свои статусы, поля, зависимости задач и отчёты по загрузке.
• Тем, кто хочет держать задачи, регламенты и учёт времени в одном сервисе, а не в трёх разных.
• Не подойдёт, если нужен простой личный список дел — на нём ClickUp избыточен, а настройка займёт больше времени, чем сами дела.
• Не подойдёт, если обязательны русский интерфейс по умолчанию, работа без интернета или хранение данных на серверах в России.

Сколько стоит

Есть бесплатный тариф без ограничения числа задач и участников — этим ClickUp выгодно отличается от многих конкурентов. Ограничения в другом: немного места для вложенных файлов, а часть возможностей — диаграмма сроков, карта загрузки, подробные отчёты, расширенные автоматизации и права доступа — либо недоступны, либо работают ограниченное число раз. Небольшой команде, которой хватает списков и досок, бесплатного тарифа может хватить надолго.

Платные тарифы считаются за каждого участника в месяц, ИИ-помощник оплачивается сверху. Конкретные суммы смотрите на странице тарифов сервиса. Из России подписку оформить нельзя: российские карты не принимаются, поэтому остаётся бесплатный тариф.

Как начать пользоваться

1. Откройте официальный сайт сервиса и зарегистрируйтесь по адресу электронной почты или через аккаунт Google.
2. Создайте рабочее пространство и одно пространство внутри него — например, по названию отдела или клиента.
3. Добавьте список задач и настройте его статусы под свой реальный процесс.
4. Создайте несколько задач с исполнителями и сроками и переключите список на доску, чтобы увидеть их по статусам.
5. Пригласите коллег по почте, раздайте роли и сразу настройте уведомления, чтобы сервис не присылал всё подряд.

Частые вопросы