Планфикс

Планфикс (Planfix) — онлайн-сервис, в котором компания ведёт задачи, проекты, обращения клиентов и внутренние заявки. Работает в браузере, для телефона есть приложения, интерфейс переведён на русский язык. Начать можно с бесплатного тарифа для небольшой команды, дальше — подписка.

Главное отличие Планфикса от обычных таск-менеджеров — он почти ничего не навязывает. Это скорее конструктор: вы сами задаёте, какие бывают задачи, через какие статусы они проходят, какие поля заполняются и кто что видит. Из одного и того же сервиса получается и служба поддержки, и отдел продаж, и редакция, и учёт ремонтов. Плата за гибкость — время на настройку: пустой Планфикс выглядит непонятнее, чем готовая канбан-доска.

Что умеет Планфикс

• Задачи со своими статусами — вы не ограничены схемой «сделать — в работе — готово». Для ремонта можно сделать статусы «Принято», «Диагностика», «Ждём запчасть», «Готово к выдаче» и указать, кто имеет право переводить задачу дальше.
• Процессы и шаблоны — повторяющаяся работа описывается один раз: при создании задачи сервис сам подставляет чек-лист, ответственного и срок. Новый сотрудник ничего не забудет, потому что порядок уже внутри задачи.
• Проекты — задачи группируются по клиенту, заказу или направлению, и по проекту видно общий срок и объём работы.
• Приём обращений — к сервису подключается рабочая почта и формы с сайта, поэтому письмо клиента превращается в задачу с историей переписки. Ответ сотрудника уходит клиенту обычным письмом, а переписка остаётся внутри задачи.
• Справочники — свои таблицы с клиентами, товарами, оборудованием или договорами, на которые ссылаются задачи. Это заменяет разрозненные файлы на компьютерах сотрудников.
• Учёт времени — к задаче можно записывать потраченные часы, а потом собирать их в отчёт по сотруднику или по клиенту. Удобно, когда работа продаётся часами.
• Отчёты — вы собираете их сами из своих полей: сколько заявок закрыто за месяц, какие висят дольше недели, сколько времени ушло на каждого заказчика.
• Права доступа — настраиваются подробно: кто видит задачу, кто меняет статус, какие поля скрыты от сотрудника. Это важно, когда с системой работают и штатные люди, и подрядчики.
• Приложения для телефона — чтобы принять задачу, ответить в обсуждении и отметить выполнение в дороге. Настройку процессов удобнее делать в браузере.

Кому подходит

• Компаниям с нестандартными процессами, под которые не подходят готовые шаблоны: сервисные центры, агентства, проектные бюро, небольшое производство.
• Тем, кто работает с потоком обращений: заявки с сайта, письма, запросы от сотрудников — всё это удобно складывать в один список с понятными статусами.
• Командам, которым нужен учёт времени по задачам и отчёт по трудозатратам для клиента.
• Руководителям, готовым один раз сесть и описать, как у них устроена работа. Планфикс отдаёт ровно столько пользы, сколько в него вложено настройки.
• Небольшим командам, которым нужно начать бесплатно и вырасти в полноценную систему без переезда в другой сервис.

Не подойдёт, если нужен простой личный список дел: для одного человека конструктор избыточен. Также не стоит начинать с Планфикса компании, где никто не возьмётся за настройку, — тогда сотрудники будут пользоваться им как чатом.

Сколько стоит

У Планфикса есть бесплатный тариф для небольшой команды — его хватает, чтобы завести задачи, попробовать статусы и понять логику сервиса. Ограничения бесплатного тарифа и стоимость платных смотрите на странице тарифов: цены и лимиты меняются, а точные цифры по памяти приводить нельзя.

Платные тарифы считаются по числу сотрудников, которым нужен доступ, и различаются набором возможностей. Полезное правило: сначала опишите процессы на бесплатном тарифе силами двух-трёх человек, а подключайте остальных, только когда схема работы устоялась. Так вы не будете платить за сотрудников, которые ещё не начали пользоваться системой.

Как начать пользоваться

1. Зарегистрируйтесь на официальном сайте по рабочей почте — у вас появится своё рабочее пространство с отдельным адресом для входа.
2. Заполните данные компании и проверьте часовой пояс: от него зависят сроки задач и напоминания.
3. Опишите один процесс: создайте вид задачи, задайте статусы, через которые она проходит, и назначьте, кто их переводит.
4. Перенесите в этот процесс несколько настоящих заявок или поручений — на реальных примерах сразу видно, чего в схеме не хватает.
5. Пригласите сотрудников, объясните им два-три правила работы и установите приложение на телефоны.

Частые вопросы