Как начать работать в ClickUp: пространства, задачи и доски

ClickUp легко перегрузить в первый же день: функций много, и соблазн включить всё велик. Поэтому собираем по порядку и только нужное — одно пространство, один список, свои статусы, две-три карточки отчётов. Расширите потом, когда команда привыкнет. Работать будем в браузере, подписи интерфейса английские, поэтому я называю действия.

Зарегистрируйтесь и создайте рабочее пространство

Откройте официальный сайт сервиса и заведите учётную запись по адресу электронной почты или через аккаунт Google. Сервис задаст несколько вопросов о команде и предложит включить готовый набор функций — отвечайте, но лишние возможности не включайте: их всегда можно добавить позже в настройках.

Рабочее пространство — верхний уровень. Обычно его одно на компанию: именно к нему привязаны участники и тариф. Назовите его по названию компании или отдела.

Разберитесь со структурой

Структура в ClickUp многоуровневая, и понять её лучше сразу:

• Пространство — крупный раздел: отдел, направление, крупный клиент.
• Папка — группа списков внутри пространства, нужна не всегда.
• Список — здесь живут задачи одного процесса или проекта. Свои статусы и поля задаются именно на уровне списка.
• Задача — единица работы с исполнителем, сроком, описанием, подзадачами и чек-листом.

Для начала хватит одного пространства и одного-двух списков. Не создавайте пространство на каждый проект: потом по ним неудобно собирать общий отчёт.

Настройте статусы под свой процесс

Откройте настройки списка и найдите раздел со статусами. Опишите реальный путь задачи, а не абстрактный: например, «принято», «в работе», «на проверке», «правки», «готово». Два-три лишних статуса путают людей сильнее, чем их нехватка.

Статус «правки» стоит ставить отдельным, а не возвращать задачу в начало: так видно, сколько работы уходит на переделки. Последний статус отметьте как завершающий, чтобы закрытые задачи не висели в рабочем списке.

Добавьте задачи и свои поля

Создайте несколько задач: название, исполнитель, срок, короткое описание. Если работа делится на этапы, добавьте подзадачи, а для повторяющихся проверок — чек-лист внутри задачи.

Затем добавьте свои поля — те данные, которые вам нужны в каждой задаче: клиент, бюджет, ссылка на макет, приоритет. Поля лучше добавить до того, как в списке появятся сотни задач: заполнять их задним числом долго.

Включите доску, календарь и таблицу

Вверху списка есть полоса представлений. Добавьте доску — задачи выстроятся по статусам, их можно перетаскивать. Добавьте календарь — задачи встанут по срокам. Таблица пригодится, когда нужно быстро заполнить много полей подряд, как в электронной таблице.

В каждом представлении настройте фильтр и сохраните его. Самые полезные виды: «мои задачи», «просроченные», «на согласовании». Представление можно сделать личным, чтобы ваши фильтры не сбивали коллег.

Пригласите команду и раздайте права

В настройках участников добавьте людей по адресам почты. Роли отличаются объёмом прав: кто-то управляет пространствами, кто-то только работает с задачами, а приглашённому со стороны заказчику достаточно гостевого доступа к одному списку.

Сразу договоритесь о правилах: кто ставит задачи, какой статус считается завершением, обязательно ли ставить срок. Без этого самый гибкий сервис через месяц превращается в свалку.

Приведите в порядок уведомления

По умолчанию ClickUp присылает очень много: каждое изменение, комментарий и смену статуса, и сразу в браузер, на телефон и по почте. Откройте настройки уведомлений своего профиля и оставьте только важное — упоминания, назначение задачи на вас и приближение срока.

Поставьте приложения и соберите отчёт

Скачайте приложение для компьютера с официального сайта и установите приложение на телефон из магазина приложений. Версия для компьютера работает ровнее, чем браузер с десятками вкладок, а телефон удобен, чтобы отметить задачу готовой или ответить в комментарии. Без интернета задачи не открываются.

Напоследок создайте сводный экран с несколькими карточками: просроченные задачи, задачи по исполнителям, выполненные за неделю. Руководителю этого хватает вместо еженедельного сбора отчётов. Готово: процесс описан статусами, задачи распределены, у каждого свой вид, а уведомления не мешают работать.

Если что-то пошло не так