Как подключить свой домен к Zoho Mail и настроить почту

Инструкция для бесплатного тарифа: один домен, до пяти пользователей. Вся работа идёт в браузере на компьютере, и примерно половина времени уходит на DNS-записи у регистратора домена. Интерфейс сервиса на английском, поэтому названия разделов ниже описаны по смыслу.

Подготовьте домен

Нужен свой домен вида компания.ru и вход в панель регистратора, где правятся DNS-записи. Если домен покупал подрядчик или он привязан к конструктору сайтов, уточните, можете ли вы добавлять записи MX и TXT: без этого почту не подключить.

Проверьте, не обслуживается ли почта на домене где-то ещё. Если да, запланируйте переключение на вечер или выходной и предупредите тех, кто этой почтой пользуется.

Зарегистрируйте бесплатный тариф

На странице Zoho Mail выберите тариф для своего домена и бесплатный вариант для небольшой команды. Укажите домен, который подключаете, и создайте аккаунт администратора: он станет главным и сможет заводить остальных пользователей.

На этом шаге сервис спросит регион центра обработки данных. Выбирайте внимательно: поменять его позже нельзя, а от него зависит, где физически будут лежать письма.

Подтвердите, что домен ваш

Мастер настройки выдаст значение для подтверждения — обычно текстовую запись TXT, иногда вариант с записью CNAME. Откройте панель регистратора, найдите управление DNS-записями домена и добавьте запись с этим значением, скопировав его целиком.

Вернитесь в мастер и нажмите проверку. Если не получилось с первого раза, подождите: изменения DNS расходятся по серверам от нескольких минут до суток. Частая ошибка — лишние пробелы или кавычки в значении записи.

Создайте первые ящики

После подтверждения домена мастер предложит создать администратору основной адрес, например ваше имя или info. Логин — это часть до собаки, домен добавляется сам. Придумайте длинный пароль и запишите его в менеджер паролей.

Остальных сотрудников добавите позже в панели администратора. На бесплатном тарифе всего пять пользователей, поэтому для общих адресов вроде sales@ лучше делать не ящики, а группы: письмо в группу придёт всем участникам, а пользователь не расходуется.

Переключите почтовые записи MX

Чтобы письма на домен попадали в Zoho, в DNS нужно заменить записи MX на те, что показывает мастер настройки. Берите значения и приоритеты оттуда, а не из старых статей. Прежние записи MX другого почтового сервиса удалите — иначе часть писем будет уходить туда.

После замены первые письма могут приходить с задержкой, а в течение нескольких часов доставка идёт и на старый сервер, и на новый. Старый ящик не удаляйте, пока не убедитесь, что всё работает.

Добавьте подписи SPF и DKIM

Эти две записи говорят чужим почтовым серверам, что письма с вашего домена отправляет именно Zoho. Без них ваши письма будут чаще попадать в спам. Значение SPF мастер покажет сразу, его добавляют как текстовую запись; DKIM включается в настройках почты администратора в разделе подписи домена, после чего выданное значение тоже вносится в DNS.

Если с домена уже уходят письма через сайт или рассылочный сервис, не создавайте вторую запись SPF: их должно быть не больше одной, а всех разрешённых отправителей перечисляют внутри неё.

Войдите в почту и настройте порядок

Откройте почту в браузере и войдите созданным адресом. Сделайте подпись с именем и телефоном, создайте папки для заявок и счетов и добавьте фильтр: письма с формы сайта — сразу в нужную папку. Фильтры тут создаются в настройках почты из раздела правил.

В настройках аккаунта включите двухэтапную проверку. Для рабочей почты это обязательный шаг: с одним паролем в чужих руках теряется вся переписка компании.

Проверьте отправку и поставьте приложение

Отправьте тестовое письмо на свой другой ящик и ответьте на него. Посмотрите, не попало ли письмо в спам и правильно ли отображается имя отправителя. Если письмо ушло в спам, вернитесь к записям SPF и DKIM и проверьте их ещё раз.

Скачайте приложение Zoho Mail на телефон и войдите тем же адресом. На бесплатном тарифе это и есть основной способ читать почту с телефона: подключить ящик к встроенной почте iPhone или к Outlook по IMAP на нём нельзя.

Готово: домен подключён, письма приходят и уходят, подписи настроены, а доступ защищён двухэтапной проверкой.

Если что-то пошло не так