Как пользоваться Google Документами: создание, совместная работа и офлайн-режим

Инструкция написана для компьютера и браузера Chrome, но почти всё работает так же в Edge, Firefox и Яндекс Браузере. Отличается только офлайн-режим: он доступен в браузерах на основе Chromium. Понадобится аккаунт Google — подойдёт тот же, что для Gmail или YouTube.

Войдите в аккаунт Google

Откройте сайт Google Документов и войдите под своим аккаунтом. Если аккаунта нет, на странице входа выберите создание аккаунта: укажите имя, придумайте адрес Gmail и пароль. Google может попросить номер телефона для подтверждения — это нормально и нужно для восстановления доступа.

Создайте документ или загрузите файл Word

На главной странице сервиса нажмите на чистый лист или выберите шаблон: резюме, письмо, отчёт. Новый документ сразу откроется. Нажмите на его название в левом верхнем углу и переименуйте — по умолчанию все файлы называются одинаково, и на Диске их потом трудно различить.

Если у вас уже есть файл DOCX, откройте Google Диск, перетащите файл в окно браузера и дважды щёлкните по нему. Файл откроется в Google Документах в режиме совместимости: его можно править, и он останется в формате Word. Если нужны все функции сервиса, сохраните его как Google Документ через меню «Файл».

Откройте доступ коллегам

Нажмите кнопку настроек доступа в правом верхнем углу документа. Дальше два варианта:

• По адресу почты — введите адреса людей и выберите роль. Каждый получит письмо со ссылкой, а открыть файл смогут только они.
• По ссылке — в разделе общего доступа разрешите открывать файл всем, у кого есть ссылка, выберите роль и скопируйте ссылку.

Роли означают следующее: читатель только смотрит, комментатор может оставлять замечания, редактор меняет текст. Давайте минимальную роль, которой достаточно: если человеку нужно только прочитать, не делайте его редактором.

Обсуждайте текст в комментариях

Выделите слово или абзац и нажмите значок комментария справа от текста. Напишите вопрос или замечание. Чтобы позвать конкретного человека, наберите знак @ и начните вводить его имя или почту — ему придёт уведомление. Когда вопрос решён, отметьте комментарий как решённый: он скроется, но останется в истории.

Включите режим предложений для проверки

Если ваш текст будет править кто-то ещё, а вы хотите контролировать каждую правку, переключите режим редактирования. Переключатель находится на панели инструментов справа: там можно выбрать редактирование, предложения или просмотр.

В режиме предложений новые слова выделяются цветом, удалённые — зачёркиваются, а справа появляется карточка с кнопками принять и отклонить. Так работает рецензирование в Word, только без пересылки файлов.

Найдите и восстановите старую версию

Откройте меню «Файл» и найдите историю версий. Справа появится список версий по датам с именами авторов. Выберите нужную — изменения подсветятся цветом. Чтобы вернуть документ к этому состоянию, нажмите кнопку восстановления. Текущая версия при этом не пропадёт: она тоже останется в истории.

Настройте работу без интернета

Откройте Google Диск, нажмите значок шестерёнки и перейдите в настройки. Включите офлайн-доступ — браузер предложит установить расширение «Google Документы офлайн», если его ещё нет. После этого недавние файлы будут доступны без сети, а отдельные документы можно отметить в меню файла как доступные офлайн.

Без интернета правки сохраняются на компьютере и отправляются на сервер, когда связь появится. Не включайте офлайн-доступ на чужом или общем компьютере: копии документов останутся на нём.

Скачайте или отправьте готовый документ

Чтобы получить файл для отправки по почте или загрузки на портал, откройте меню «Файл» и выберите скачивание. Для печати и официальных бумаг удобнее PDF, для дальнейшей правки в Word — DOCX. Готово: документ создан, доступ открыт, правки и версии под контролем.

Если что-то пошло не так