Как пользоваться Kaiten: регистрация, первая доска и команда

Эта инструкция — для тех, кто впервые открывает Kaiten и хочет за вечер перевести работу небольшой команды из чатов и таблиц на общую доску. Всё делается в браузере на компьютере: так удобнее настраивать доску. Телефон пригодится потом, чтобы следить за задачами в дороге.

Зарегистрируйтесь на официальном сайте

Откройте kaiten.ru — адрес проверьте в строке браузера, не переходите по ссылкам из случайных писем. Нажмите кнопку регистрации и укажите рабочую почту. Kaiten пришлёт письмо со ссылкой для подтверждения: откройте его и задайте пароль.

Затем сервис попросит название компании или команды. Это название станет вашим рабочим пространством, в котором будут жить все доски и пользователи. Его можно поменять позже в настройках.

Продумайте этапы работы до создания доски

Прежде чем рисовать колонки, запишите на бумаге, через какие этапы проходит задача у вас на самом деле. У редакции это может быть «Идея → Пишется → Редактура → Готово к публикации → Опубликовано». У поддержки — «Новая заявка → В работе → Ждём клиента → Решено».

Лучше начать с четырёх-шести колонок. Слишком подробная доска быстро превращается в формальность: люди перестают двигать карточки, и доска перестаёт показывать правду.

Создайте пространство и доску

В левом меню создайте пространство — например, «Маркетинг» или «Сайт компании». Внутри пространства добавьте доску. Kaiten предложит готовые шаблоны: можно взять подходящий или начать с пустой доски и задать колонки самостоятельно.

Переименуйте колонки по вашим этапам. Если работа делится на потоки, добавьте горизонтальные дорожки: например, отдельная дорожка для срочных задач сверху и для плановых ниже. Срочное тогда всегда на виду.

Заведите первые задачи

Нажмите на добавление карточки в первой колонке и напишите название — коротко и так, чтобы было понятно действие: «Подготовить статью о новой услуге», а не просто «Статья». Откройте карточку и заполните главное:

• Ответственный — один человек, который доводит задачу до конца. Остальных добавьте участниками.
• Срок — если он действительно есть. Карточки с просроченным сроком сервис подсвечивает.
• Описание и чек-лист — что именно нужно сделать и как понять, что готово.
• Метки — тип задачи или клиент, чтобы потом фильтровать доску.
• Файлы — макеты, документы, скриншоты прикладываются прямо к карточке.

Перенесите на доску всё, что сейчас висит в чатах и личных списках. Сначала это займёт время, зато дальше обсуждение каждой задачи будет в её комментариях, а не в общей ленте.

Пригласите коллег и раздайте права

В настройках пространства или в разделе пользователей пригласите коллег по почте. Каждый получит письмо и войдёт в ваше пространство. Задайте роли: кто может менять настройки доски, кто работает с карточками, а кто только смотрит — например, заказчик или подрядчик.

Ограничьте число задач в работе

В настройках колонки задайте лимит карточек. Например, не больше трёх задач в «Редактуре». Когда лимит превышен, колонка подсвечивается — это сигнал помочь коллеге закончить начатое, а не брать новое.

Этот приём кажется мелочью, но именно он чаще всего ускоряет работу команды: задачи перестают висеть наполовину сделанными неделями.

Установите приложение на телефон

Найдите Kaiten в Google Play или App Store — проверьте, что разработчик приложения совпадает с официальным. Войдите той же почтой. В приложении удобно смотреть свои задачи, отвечать в комментариях и получать уведомления, когда вас упомянули.

Через пару недель загляните в отчёты

Когда по доске пройдёт хотя бы несколько десятков задач, откройте раздел отчётов. Накопительная диаграмма покажет, растёт ли очередь, а время выполнения подскажет, какой срок честно обещать заказчику. Если какая-то колонка постоянно разбухает — это узкое место, с которого стоит начать улучшения. Часть отчётов доступна только на платных тарифах.

Если что-то пошло не так