Как пользоваться Otter.ai: расшифровка встречи и итоги

Сервис работает в браузере, ставить ничего не нужно. Весь интерфейс на английском, и это придётся учитывать: русская речь не распознаётся, поэтому инструкция имеет смысл только для встреч на английском языке. Весь путь от регистрации до первых итогов занимает минут двадцать.

Зарегистрируйтесь

Откройте сайт сервиса и нажмите кнопку регистрации. Проще всего войти через аккаунт Google — тогда позже легче подключится календарь. Можно зарегистрироваться и по обычному адресу почты: придёт письмо с подтверждением.

Для работы заведите рабочую почту, а не личную: доступ к расшифровкам встреч удобнее держать там же, где рабочая переписка, а при увольнении такой аккаунт проще передать.

Настройте язык и часовой пояс

Зайдите в настройки аккаунта и проверьте два пункта: язык встреч и часовой пояс. Язык влияет на качество расшифровки напрямую — если встречи идут на английском, он и должен быть выбран. Часовой пояс нужен, чтобы записи раскладывались по правильным датам и приглашения из календаря подхватывались вовремя.

Проверьте сервис на готовой записи

Не подключайте сразу календарь. Сначала загрузите в сервис любую запись на английском — аудио или видео — и посмотрите результат. Так вы поймёте, подходит ли вам качество, до того как бот появится на настоящем созвоне с заказчиком.

• Сравните расшифровку с записью в двух-трёх местах: как распознаны имена, термины и цифры.
• Посмотрите, насколько верны итоги и список задач: сервис иногда записывает в договорённости то, что обсуждали как идею.
• Проверьте разделение говорящих — на записи с плохим микрофоном реплики могут слипаться.

Подключите календарь или расширение

Чтобы помощник приходил на созвоны сам, дайте сервису доступ к рабочему календарю. Он увидит встречи со ссылкой на Zoom, Google Meet или Microsoft Teams и подключится к ним как отдельный участник. В настройках выберите, ходить ли на все встречи или только на те, которые вы отметите вручную, — второй вариант спокойнее.

Второй способ — расширение для браузера Chrome: оно добавляет кнопку записи прямо в окно созвона, и календарь отдавать не нужно. Для записи живой встречи в переговорной поставьте мобильное приложение и включите запись с телефона.

Проведите встречу

Когда начнётся созвон, в списке участников появится бот сервиса. Скажите вслух, что встреча записывается и расшифровывается, — участники имеют право это знать и могут возразить. Если кто-то против, выключите запись: бота можно убрать из встречи как обычного участника.

Во время разговора расшифровка идёт в реальном времени, её видно в окне сервиса. Важные моменты можно отмечать прямо по ходу — потом по этим отметкам удобно возвращаться к нужному фрагменту.

Поправьте расшифровку и заберите итоги

После встречи откройте запись в своём списке. Сначала подпишите говорящих: сервис предлагает имена из календаря, вам остаётся подтвердить или исправить. Затем пройдите по тексту и поправьте названия продуктов, фамилии и цифры — именно здесь ошибки встречаются чаще всего.

Итоги и список задач лежат рядом с расшифровкой. Перечитайте их перед отправкой: формулировки бывают слишком уверенными для того, что на встрече только предполагали.

Поделитесь и следите за лимитом

Готовую расшифровку можно открыть коллегам ссылкой или скачать текстом и субтитрами. Отправляя ссылку наружу, проверяйте, что в тексте нет лишнего: сервис расшифровывает всё подряд, включая разговоры до начала официальной части.

В аккаунте видно, сколько минут расшифровки израсходовано за месяц. На бесплатном тарифе запас маленький, поэтому не записывайте всё подряд: включайте помощника только на встречах, итоги которых действительно нужны. Готово — встреча превратилась в текст, итоги и задачи.

Если что-то пошло не так