Как пользоваться WEEEK: проекты, задачи и база знаний

У WEEEK много разделов, и в этом главная сложность первого дня: соблазн включить всё сразу и запутаться. Правильный порядок — один модуль, один проект, несколько настоящих задач. Ниже путь, который занимает около часа и даёт рабочее пространство, в которое команда действительно будет заходить. Всё делается в браузере.

Зарегистрируйтесь и создайте пространство

Откройте сайт WEEEK и заведите аккаунт по рабочей почте. Сервис попросит название рабочего пространства — это общий дом для проектов, документов и участников. Тот, кто регистрируется первым, становится администратором: он приглашает людей и настраивает доступы.

Включите только нужные модули

В настройках пространства видно список модулей: задачи, база знаний, CRM и другие. Оставьте включённым то, что решает вашу текущую боль, остальное отключите. Лишние разделы в боковом меню отвлекают, а команда и так привыкает к новому сервису неделю-другую.

Создайте проект под реальное направление

Проект — это рабочая единица: клиент, направление, отдел или крупная работа. Начните с одного, а не с десяти. Внутри настройте этапы, через которые у вас проходят дела, своими словами:

• «Новые» — то, что поступило и ещё не разобрано;
• «В работе» — взято конкретным человеком;
• «На согласовании» — ждёт ответа клиента или руководителя;
• «Готово» — закрыто и больше не обсуждается.

Этапов лучше держать не больше пяти-шести: длинная доска перестаёт читаться с одного взгляда.

Перенесите живые задачи

Заведите пять-десять дел, которые у вас прямо сейчас в работе, а не придуманные примеры. У каждой задачи сразу укажите исполнителя и срок: задача без них в любом сервисе превращается в пожелание. Большие дела разбейте на подзадачи — по ним потом видно, насколько работа продвинулась.

Выберите вид, в котором вам удобно

Переключите тот же проект между доской, списком и календарём. Доска показывает, где сейчас работа встала; список удобен исполнителю, которому важно, что делать сегодня; календарь и вид по неделе показывают загрузку и наложившиеся сроки. Данные одни и те же, так что пробуйте смело — ничего не потеряется.

Заполните базу знаний

Если включили этот модуль, не копируйте в него всё и сразу. Начните с трёх документов, которые чаще всего пересказывают новым людям голосом: как у вас принято работать, как оформлять результат и к кому идти с каким вопросом. Страницы складываются деревом, поэтому заранее придумайте два-три раздела, а не плоский список.

В начале каждого документа укажите, для кого он и когда проверялся. Через полгода это единственный способ отличить живой регламент от устаревшего.

Пригласите коллег и настройте доступ

Участники приглашаются по адресам почты из настроек пространства. Выдавайте доступ к конкретным проектам, а не ко всему сразу: подрядчику и стажёру незачем видеть работу по остальным клиентам. После приглашения проверьте, что именно видит новый человек.

Договоритесь о правилах и поставьте приложение

Проговорите с командой три договорённости: задача без исполнителя и срока не считается поставленной; статус двигает тот, кто делает; обсуждение идёт в комментариях задачи, а не в личных сообщениях. Затем установите приложение из Google Play или App Store, чтобы отмечать выполненное не только за компьютером.

Через две недели посмотрите отчёты и просроченные задачи. Если просрочек много в одном этапе — дело не в людях, а в процессе: скорее всего, там не хватает человека или задача слишком крупная и её нужно делить.

Если что-то пошло не так