Инструкция написана для браузера на компьютере: настройки домена и панель администратора удобнее открывать на большом экране. Понадобятся два доступа: к сервису и к настройкам вашего домена у регистратора. Активной работы здесь минут на сорок, но ещё придётся подождать, пока изменения домена разойдутся по интернету.
Подготовьте домен
Проверьте, есть ли у вас домен и у кого он зарегистрирован. Нужны логин и пароль от личного кабинета регистратора: именно там прописываются почтовые записи. Если домен заводил подрядчик, запросите доступ заранее — без него дальше не пройти.
Домена нет? Зарегистрируйте его у любого российского регистратора, оплата годовая. Выбирайте короткое название, которое легко продиктовать по телефону: адрес почты придётся называть клиентам голосом.
Создайте организацию в сервисе
Откройте сайт сервиса и зарегистрируйте аккаунт администратора. Укажите название компании и контактные данные — на этот аккаунт будут приходить письма о тарифе и уведомления о домене.
Сразу включите для аккаунта администратора подтверждение входа вторым фактором. Этот аккаунт управляет всеми ящиками компании, и его взлом означает доступ ко всей рабочей переписке.
Добавьте домен и подтвердите права
В панели администратора найдите раздел про домены и добавьте свой. Сервис предложит доказать, что домен ваш: обычно это особая запись в настройках домена или файл, который нужно положить в корень сайта. Значение записи копируйте целиком, как показано, не дописывая ничего от себя.
После сохранения записи у регистратора вернитесь в панель и нажмите проверку. Если сервис домен не видит, подождите: обновление настроек домена занимает от нескольких минут до суток.
Пропишите почтовые записи
Когда домен подтверждён, сервис покажет почтовые записи, которые нужно добавить у регистратора: запись о почтовых серверах и записи, подтверждающие, что письма от вашего домена настоящие. Последние важны не меньше первой — без них ваши письма будут попадать в спам у получателей.
Старые почтовые записи, если домен раньше обслуживал другой сервис, удалите: две разные настройки одновременно работать не будут, и письма начнут теряться. Переключать записи лучше вечером или в выходные, когда писем мало.
Создайте ящики сотрудникам
В разделе с сотрудниками добавьте людей и задайте каждому адрес. Сразу договоритесь о правиле написания: либо имя точка фамилия, либо только имя — потом менять неудобно, адреса уже разойдутся по визиткам и договорам. Для обращений клиентов сделайте общий ящик вида info@ и подключите к нему тех, кто должен его читать.
Первые пароли выдайте лично и попросите сменить их при первом входе. Проверьте работу: отправьте письмо с нового ящика на личную почту и ответьте на него. Если письмо дошло в обе стороны, почта настроена.
Перенесите архив и подключите приложения
Чтобы не потерять прежнюю переписку, воспользуйтесь сборщиком писем: в настройках ящика укажите старый адрес и пароль для внешних программ, и письма перенесутся в новый ящик. Делайте это по одному сотруднику и не удаляйте старые ящики, пока архив не проверен.
Дальше поставьте сотрудникам приложения на телефоны и покажите мессенджер, календарь и общий диск — иначе команда продолжит обсуждать работу в личных чатах. Кому привычнее почтовая программа на компьютере, подключите ящик по IMAP: адреса серверов есть в справке сервиса, а при включённом подтверждении входа понадобится отдельный пароль приложения. На этом рабочая почта компании готова.
Если что-то пошло не так
Сервис не подтверждает домен
Проверьте, что запись добавлена для нужного домена, а не для поддомена, и что значение скопировано целиком без лишних пробелов и кавычек. Некоторые регистраторы сами дописывают имя домена в конец записи — тогда получается удвоение. Если всё верно, подождите несколько часов и повторите проверку.
Письма не приходят на новые ящики
Скорее всего, запись о почтовых серверах ещё не разошлась или рядом осталась старая от прежнего сервиса. Откройте настройки домена у регистратора и убедитесь, что осталась только одна почтовая настройка — выданная сервисом.
Наши письма попадают получателям в спам
Это почти всегда значит, что не добавлены или добавлены с ошибкой записи, подтверждающие подлинность писем от домена. Проверьте их в панели администратора: сервис показывает состояние каждой. Помогает и то, чтобы в первые дни не рассылать с нового домена массовые письма.
Сотрудник не может войти в ящик
Сбросьте ему пароль в панели администратора и проверьте, активна ли его учётная запись и не превышен ли лимит сотрудников на тарифе. Если человек заходит из почтовой программы, а не из браузера, ему нужен отдельный пароль приложения.
Хотим вернуться на прежний сервис
Это возможно: домен ваш, и почтовые записи можно переключить обратно. Сначала перенесите архив писем из новых ящиков, потом меняйте настройки домена. Пока переписка не скачана, старые записи не возвращайте.
Комментарии · 0
Комментариев пока нет — задайте вопрос первым.