Asana

Asana — онлайн-сервис, в котором команда ведёт задачи и проекты. Задачи, сроки, ответственные, файлы и обсуждения лежат в одном месте, а каждый участник видит личный список дел на сегодня. Работает в браузере, есть программы для Windows и macOS и приложения для Android и iPhone. Сервис появился в 2011 году, его основали бывшие сотрудники крупной технологической компании, которым надоело согласовывать работу в переписке.

Главное отличие Asana от простого списка дел и от обычной канбан-доски — один и тот же проект можно смотреть по-разному. Список удобен исполнителю, доска с колонками — тому, кто двигает работу по этапам, календарь — чтобы не пропустить даты, а временная шкала показывает, какие задачи от каких зависят и что сдвинется, если один шаг задержится. Данные при этом одни и те же, меняется только вид.

Что умеет Asana

• Задача с одним ответственным — у каждого дела есть исполнитель и дата. Это простое правило убирает задачи, за которые отвечают «все», а значит никто.
• Подзадачи и зависимости — большую работу делят на шаги, а шагам указывают порядок: печать тиража не начнётся, пока не утверждён макет. Сдвинули одну дату — Asana покажет, что поехало дальше.
• Четыре вида проекта — список, доска, календарь и временная шкала переключаются одной кнопкой. Шкала и часть отчётов доступны только на платных тарифах.
• Раздел «Мои задачи» — личный список, куда стекаются дела из всех проектов, с разделением на сегодня, ближайшие дни и позже. Удобно начинать утро именно с него.
• Шаблоны проектов — повторяющийся процесс вроде приёма нового сотрудника или запуска рекламной кампании описывают один раз, а потом создают по шаблону со всеми задачами и сроками.
• Правила — простая автоматизация без программирования: задачу перевели в колонку «На проверку» — сервис сам поставил проверяющего, добавил метку и уведомил заказчика.
• Формы — заявку на работу заполняют в форме, и она сразу становится задачей нужного проекта с заполненными полями. Коллегам не нужен доступ ко всему проекту, чтобы попросить о чём-то.
• Свои поля и панели — в задачи добавляют поля вроде приоритета, клиента или стоимости, а потом строят по ним сводки: сколько задач в работе, кто перегружен, что просрочено.
• Обсуждение рядом с делом — комментарии, решения и файлы хранятся в самой задаче, а не теряются в мессенджере. Через полгода понятно, почему сделали именно так.
• Подключения к другим сервисам — почта, календари, хранилища файлов и мессенджеры связываются с Asana, набор доступных подключений зависит от тарифа.

По данным разработчика, в Asana встроены и функции на основе искусственного интеллекта: они помогают расставлять задачи, собирать сводки по проекту и подсказывать следующий шаг. Доступны такие возможности не на всех тарифах, и работа команды от них не зависит.

Кому подходит

• Командам от трёх человек, где задачи ставят друг другу и важно не потерять, кто что обещал и к какому числу.
• Руководителям, которым нужна общая картина: что в работе, что просрочено, кто чем занят — без ежедневных вопросов «ну как там?».
• Тем, у кого много повторяющихся процессов: приём сотрудника, выпуск статьи, согласование договора. Шаблоны и правила экономят больше всего времени именно здесь.
• Проектам со сроками и зависимостями, где одна задержка двигает весь план, — временную шкалу в простых сервисах заменить нечем.
• Не подойдёт тем, кому нужен только личный список покупок и дел: для этого Asana слишком велика, проще взять Todoist или TickTick.

Сколько стоит

Есть бесплатный тариф: небольшая команда может вести неограниченное число задач в списках и на досках, обсуждать их и прикреплять файлы. Ограничения касаются не объёма работы, а возможностей — временной шкалы, отчётов на панелях, расширенных правил и управления правами.

Платные тарифы считаются за каждого участника в месяц, цена зависит от набора функций и числа людей; актуальные условия — на сайте Asana. Из России оплата не проходит: российские карты сервис не принимает, счёт для компании тоже не выставить. Поэтому в России Asana обычно используют на бесплатном тарифе или через зарубежное юридическое лицо.

Как начать пользоваться

1. Откройте сайт Asana и зарегистрируйтесь по рабочей почте или через аккаунт Google. Сервис задаст несколько вопросов о вашей работе, чтобы предложить подходящий шаблон.
2. Создайте первый проект — с нуля или из шаблона. Назовите этапы работы: они станут разделами списка или колонками доски.
3. Добавьте несколько реальных задач, укажите у каждой ответственного и дату. Без ответственного и срока задача остаётся пожеланием.
4. Пригласите коллег по адресам почты. Пока их нет, можно работать одному — данные никуда не денутся.
5. Установите приложение на компьютер и телефон и войдите в тот же аккаунт, чтобы получать уведомления и отмечать сделанное на ходу.

Частые вопросы