Как пользоваться monday.com: доска, статусы и автоматизации

monday.com настраивается почти как таблица, поэтому первая доска собирается за полчаса. Сложность не в кнопках, а в решении, какие колонки вам действительно нужны. Инструкция написана для браузера; в программах для компьютера и в мобильных приложениях всё то же самое.

Зарегистрируйтесь и создайте рабочее пространство

Откройте сайт сервиса и нажмите кнопку начала работы. Введите рабочий адрес почты или войдите через аккаунт Google, подтвердите адрес по письму. Сервис спросит про вашу должность, размер команды и то, чем вы собираетесь управлять, — ответы влияют только на предложенные шаблоны.

Дальше создаётся рабочее пространство — общая область для досок и участников. Назовите его по отделу или компании. Если коллеги уже работают в сервисе на корпоративной почте, он предложит присоединиться к их пространству: так и сделайте, иначе доски окажутся в разных местах.

Соберите доску из нужных колонок

Создайте доску с нуля — так понятнее, чем разбирать готовый шаблон. Назовите её по процессу: «Заявки на ремонт», «Клиенты», «Публикации». Строки объедините в группы по этапам или месяцам.

Теперь колонки. Минимальный набор, которого хватает большинству:

• Статус — главная колонка: её цвета показывают состояние дел. Переименуйте значения под себя: «Ждёт», «В работе», «На проверке», «Готово».
• Ответственный — человек, который отвечает за строку. Один, а не трое.
• Дата — срок. Если нужны начало и конец, берите колонку с диапазоном дат, тогда строка попадёт на диаграмму Ганта.
• Своё поле — то, что отличает ваш процесс: сумма, номер заказа, ссылка на документ, телефон клиента.

Лишние колонки удаляйте сразу. Доска из пятнадцати полей выглядит солидно, но заполнять её никто не будет.

Внесите настоящие данные и пригласите команду

Заполните десяток реальных строк вместо примеров: только на своих данных видно, каких колонок не хватает. Затем нажмите приглашение участников и введите адреса коллег. Людям, которым нужно лишь смотреть, выдайте права гостя или доступ только на чтение.

Сразу договоритесь о правиле: статус меняет тот, кто делает работу, и меняет его в день изменения. Доска полезна ровно настолько, насколько ей доверяют.

Посмотрите доску разными представлениями

Вверху доски есть переключатель представлений. Добавьте календарь или канбан-доску и посмотрите на те же строки по-другому: обычно сразу находятся задачи без ответственного и недели, в которые назначено всё сразу. Диаграмма Ганта, карта и часть панелей с отчётами доступны на платных тарифах — на бесплатном ограничьтесь таблицей, календарём и доской.

Сделайте форму для заявок

Если к вам постоянно приходят с просьбами в мессенджере, создайте для доски форму. В ней спрашивайте всё необходимое: что нужно, к какому числу, контакты, ссылки. Ссылку на форму дайте коллегам или клиентам. Каждая отправленная форма станет новой строкой доски с заполненными колонками — доступ к самой доске заявителю не нужен.

Настройте одну автоматизацию

Откройте раздел автоматизаций доски и выберите готовую заготовку. Начните с одной, самой очевидной: когда статус становится «На проверке», назначить проверяющего и уведомить его. Или: когда наступает дата, напомнить ответственному.

Проверьте правило на одной строке, прежде чем включать для всех. Доска готова: процесс описан колонками, заявки приходят через форму, статусы меняются с напоминаниями. Остальные возможности добавляйте по одной, когда поймёте, чего не хватает.

Если что-то пошло не так