Как пользоваться Trello: первая доска задач за 15 минут

Инструкция написана для браузерной версии Trello, в приложениях для компьютера и телефона всё устроено так же. Пример — доска для небольшого проекта, но тот же подход работает для ремонта, учёбы или личных дел.

Зарегистрируйтесь

Откройте trello.com и нажмите кнопку регистрации. Введите адрес почты или войдите через аккаунт Google, Microsoft или Apple. При регистрации по почте придёт письмо с кодом или ссылкой для подтверждения.

Trello может предложить пробный период платного тарифа. Если он вам не нужен, просто не вводите данные карты: по окончании пробного периода рабочее пространство вернётся на бесплатный тариф.

Создайте рабочее пространство

Рабочее пространство — это общая папка для досок и участников. Для личных дел достаточно одного, для работы создайте отдельное, например с названием компании или проекта. На бесплатном тарифе в каждом пространстве помещается до 10 досок, поэтому не плодите доски на каждую мелочь.

Создайте доску и колонки

Нажмите кнопку создания доски, задайте название и фон. Можно начать с шаблона: в каталоге есть готовые доски для проектов, контент-планов, учёбы и личного планирования. Для начала подойдёт и пустая доска.

Добавьте колонки по этапам работы. Самый простой и рабочий вариант:

• «Идеи» или «Входящие» — всё, что пришло в голову, без разбора.
• «Сделать» — задачи, которые точно нужно выполнить.
• «В работе» — то, чем заняты сейчас. Старайтесь, чтобы здесь было немного карточек.
• «Готово» — выполненное. Раз в неделю отправляйте старые карточки в архив.

Добавьте карточки и заполните их

В нижней части колонки нажмите кнопку добавления карточки и введите название задачи — коротко и конкретно, например «Согласовать макет с клиентом». Откройте карточку щелчком, чтобы добавить подробности.

• Описание — что именно нужно сделать и где взять материалы.
• Чек-лист — шаги задачи; на лицевой стороне карточки видно, сколько пунктов выполнено.
• Срок — дата и время; за день до срока участникам придёт напоминание, а просроченная карточка подсветится.
• Метки — цветные пометки, например «срочно» или «ждём клиента».
• Вложения — файлы с компьютера или ссылки на облачный диск. На бесплатном тарифе файл не больше 10 МБ, крупное лучше хранить в облаке и прикладывать ссылкой.

Пригласите участников

Нажмите кнопку общего доступа в верхней части доски и введите почту человека или скопируйте ссылку-приглашение. Затем назначайте участников на карточки: их аватары появятся на карточке, а уведомления о комментариях и сроках будут приходить им на почту и в приложение. Чтобы позвать человека в комментарии, напишите символ @ и начните вводить его имя.

Настройте простую автоматизацию

В меню доски найдите раздел автоматизации. Начните с одного-двух правил, которые экономят время: например, при перемещении карточки в колонку «Готово» отмечать её срок выполненным. Учтите, что на бесплатном тарифе число срабатываний правил в месяц ограничено.

Сделайте резервную копию

Откройте меню доски, найдите пункт печати и экспорта и выберите выгрузку в JSON. Файл сохранит карточки, описания, чек-листы и комментарии. Вложения в него не попадают, поэтому важные файлы держите и в своём облаке. Повторяйте выгрузку для рабочих досок хотя бы раз в месяц.

Готово: доска собрана, задачи распределены, сроки и напоминания работают, а копия данных есть у вас на диске.

Если что-то пошло не так