Как пользоваться Яндекс Таблицами: первая таблица и совместная работа

Яндекс Таблицы не нужно устанавливать: всё происходит в браузере, а файлы складываются на Яндекс Диск. Инструкция написана для компьютера, но то же самое делается в мобильном приложении — кнопки расположены иначе, смысл шагов тот же. Понадобится только Яндекс ID и подключение к интернету.

Войдите в Яндекс ID

Если у вас есть почта на Яндексе, аккаунт уже есть — это он. Если нет, завести его можно бесплатно по номеру телефона. Один аккаунт даёт и Диск, и редакторы документов, поэтому отдельная регистрация в сервисе не нужна.

Сразу решите, где будете хранить рабочие файлы: удобно создать на Диске отдельную папку, например «Таблицы» или «Работа». Тогда файл не придётся искать среди фотографий.

Создайте первую таблицу

Откройте сервис документов Яндекса в браузере и нажмите кнопку создания файла. Из предложенных типов выберите таблицу. Новый файл появится на Диске и тут же откроется для правки.

Дайте таблице понятное имя сразу — нажмите на её название сверху и впишите своё, например «Бюджет ноябрь». Отдельно нажимать сохранение не нужно: изменения записываются автоматически, пока открыта страница.

Введите данные и посчитайте по формуле

Заполните столбцы: в первом — названия, во втором — суммы. Чтобы строка заголовков не уезжала при прокрутке, закрепите её через меню работы с видом таблицы.

Под столбцом с числами поставьте курсор в пустую ячейку и начните формулу со знака равенства. Самые нужные расчёты для домашних и рабочих таблиц:

• сумма столбца — функция суммирования с указанием диапазона ячеек;
• среднее значение — такая же запись, но с функцией среднего;
• процент — умножение ячейки на нужную долю;
• условие — функция «если», которая подставляет один текст при выполнении условия и другой, когда оно не выполнено.

Как только вы начинаете набирать название функции, редактор показывает список подходящих и объясняет, что в неё подставлять. Диапазон удобнее не писать руками, а выделить мышью — адреса ячеек подставятся сами.

Приведите таблицу в читаемый вид

Выделите столбец с деньгами и задайте ему денежный формат, а столбцу с датами — формат даты: тогда сортировка будет работать правильно, а не по алфавиту. Заголовки выделите жирным и залейте цветом.

Чтобы быстро находить нужное, включите фильтр на строке заголовков. После этого в каждом столбце появится кнопка, которая оставляет на экране только интересующие строки — например, только расходы на еду.

Постройте диаграмму

Выделите два столбца — названия и числа — и вставьте диаграмму через меню вставки. Для расходов по категориям подойдёт круговая, для изменений по месяцам — столбчатая или линия. Диаграмма встанет на лист и будет обновляться вместе с данными.

Откройте доступ коллегам

Нажмите кнопку настройки доступа в правом верхнем углу. Выберите, что разрешаете по ссылке: только просмотр или правку. Скопируйте ссылку и отправьте её в мессенджере или письмом.

• Только просмотр — для отчётов и прайсов, которые никто не должен менять.
• Редактирование — для общих файлов: несколько человек работают одновременно, и видно, кто где находится.
• Доступ конкретным людям — если в файле личные данные, лучше указать аккаунты, а не раздавать общую ссылку.

Выгрузите готовый файл

Когда таблица готова, откройте меню файла и сохраните копию на компьютер: XLSX — чтобы отправить человеку с Excel, CSV — для загрузки в другую программу, PDF — чтобы распечатать или отослать неизменяемый отчёт. Готово: таблица считает, доступ настроен, файл можно отдавать.

Если что-то пошло не так