Как сделать презентацию в Google Презентациях: слайды, доступ и показ

Инструкция написана для компьютера и браузера Chrome, но всё, кроме офлайн-режима, одинаково работает в Edge, Firefox и Яндекс Браузере. Понадобится аккаунт Google — тот же, что для Gmail или YouTube. Устанавливать программы не нужно.

Создайте презентацию и выберите тему

Откройте сайт Google Презентаций и войдите в аккаунт. Нажмите на пустую презентацию, затем справа выберите тему — набор цветов и шрифтов для всех слайдов. Тему можно сменить в любой момент, оформление перестроится автоматически. Сразу переименуйте файл: нажмите на название в левом верхнем углу и напишите тему выступления.

Если презентация уже начата в PowerPoint, откройте Google Диск, перетащите в окно браузера файл PPTX и дважды щёлкните по нему. Он откроется для правки и останется форматом PowerPoint. Чтобы получить все возможности сервиса, сохраните его как Google Презентацию через меню «Файл».

Добавьте слайды с правильными макетами

Новый слайд добавляется кнопкой на панели инструментов, а рядом с ней — стрелка с выбором макета. Макет определяет, где на слайде заголовок, текст и место для картинки:

• Титульный — название выступления и автор, только для первого слайда.
• Заголовок и текст — основной рабочий макет для списков и тезисов.
• Два столбца — чтобы сравнить два варианта или показать текст рядом с картинкой.
• Только заголовок — для раздела или крупной цитаты.
• Пустой — когда слайд собирается из картинок и подписей вручную.

Макеты экономят время и держат презентацию в едином виде: заголовки не прыгают от слайда к слайду. Если нужно поменять общий вид сразу всюду — логотип, размер шрифта, нумерацию, — откройте в меню «Вид» образец слайдов и правьте там, а не на каждом слайде.

Наполните слайды текстом и картинками

Текст на слайд пишите короткими тезисами: три-пять строк, остальное расскажете словами. Длинный абзац на экране никто не читает. Картинку вставляют через меню «Вставка»: можно загрузить файл с компьютера, взять фото с Google Диска или из Google Фото. Чтобы картинка не растянулась, тяните её за угловой маркер, а не за боковой.

Если на слайде нужны цифры, лучше показать их диаграммой. В меню «Вставка» выберите диаграмму из Google Таблиц — тогда она останется связанной с файлом: поменяли данные в таблице, нажали кнопку обновления на слайде, и график показывает новые значения.

Откройте доступ соавторам

Нажмите кнопку доступа в правом верхнем углу. Надёжнее указать адреса почты — тогда презентацию откроют только эти люди. Доступ по ссылке удобнее, но ссылка легко уходит дальше, чем вы рассчитывали. Роли: читатель смотрит, комментатор оставляет замечания, редактор правит слайды.

Чтобы не спорить правками, попросите коллег писать замечания в комментариях: выделите объект на слайде и нажмите значок комментария, упомяните человека через знак @, и ему придёт письмо. Решённые вопросы отмечайте как решённые, они скроются, но останутся в истории.

Напишите заметки докладчика

Под каждым слайдом есть поле для заметок. Если его не видно, включите показ заметок в меню «Вид». Запишите там, что говорите на этом слайде: цифры, которые легко забыть, переход к следующей мысли, ответ на ожидаемый вопрос. Аудитория эти записи не увидит.

Проверьте презентацию в режиме докладчика

Рядом с кнопкой показа есть стрелка с выбором режима докладчика. В нём на вашем экране видны заметки, таймер и следующий слайд, а на проекторе — только слайды. Там же включаются автоматические субтитры: сервис распознаёт речь и выводит её текстом для зрителей, это помогает в шумном зале. Прогоните всё выступление заранее: так станет понятно, где слайдов слишком много.

Подготовьте запасную копию и покажите презентацию

В меню «Файл» выберите скачивание и сохраните презентацию в PDF — универсальный вариант для печати и раздачи, — а при необходимости и в PPTX, если на месте будет PowerPoint. Положите файл на флешку. Для работы без сети из браузера включите офлайн-доступ в настройках Google Диска и отметьте презентацию как доступную офлайн.

Готово: презентация собрана, согласована с коллегами, заметки на месте, а показ пройдёт даже без интернета. Офлайн-доступ не включайте на чужом компьютере — копии файлов останутся на нём.

Если что-то пошло не так