Google Workspace

Google Workspace — платный набор сервисов Google для компаний и команд. Внутри всё знакомое: почта Gmail, Google Диск, Документы, Таблицы, Презентации, Календарь, видеовстречи Meet и чат. Разница в том, что работает это на домене организации, и адреса выглядят как имя@компания.ru, а не имя@gmail.com. Сервис появился в 2006 году под названием Google Apps, затем назывался G Suite, а с 2020 года носит имя Workspace.

Главное отличие от бесплатного аккаунта Google — не в возможностях почты, а в управлении. У организации появляется админ-консоль: один человек создаёт ящики сотрудникам, раздаёт права, настраивает правила доступа к файлам и может передать себе переписку уволившегося. Данные принадлежат компании, а не конкретному работнику, поэтому уход человека не уносит с собой рабочие документы.

Что входит в Google Workspace

• Почта на своём домене — тот же Gmail с его фильтром спама и поиском, но с адресами вида имя@компания.ru. Можно делать псевдонимы, общие ящики вроде info@ и группы, письма в которые получают сразу несколько человек.
• Google Диск и общие диски — файлы отдела лежат на общем диске, а не в личной папке сотрудника. Человек ушёл — документы остались у компании.
• Документы, Таблицы, Презентации — редакторы в браузере, где несколько человек правят один файл одновременно и видят курсоры друг друга. История версий хранится целиком, любую правку можно откатить.
• Календарь — общие календари отделов и переговорных. При создании встречи видно, кто из коллег занят, а ссылка на видеовстречу добавляется сама.
• Meet — видеовстречи прямо в браузере, без установки программы. В платных тарифах встречу можно записать на Диск и включить шумоподавление.
• Chat и Spaces — рабочие чаты и темы для обсуждений, куда можно приложить файл с Диска и поставить задачу.
• Формы — опросы и заявки, ответы которых складываются в Таблицу.
• Админ-консоль — создание и блокировка пользователей, двухэтапная проверка для всех, ограничения на внешние ссылки, журнал входов и правила хранения писем.

Чем это отличается от бесплатного аккаунта Google

Бесплатный аккаунт принадлежит человеку: он сам решает, кому дать доступ к файлам, и в любой момент может сменить пароль и уйти. В Workspace владелец — организация. Администратор видит список всех ящиков, может сбросить пароль сотруднику, перенести его файлы и отключить доступ в день увольнения.

Ещё три различия на практике: в рабочей почте нет рекламных блоков, место считается на каждого пользователя отдельно, а при сбое есть поддержка Google, а не только форум.

Кому подходит

• Небольшим компаниям и агентствам, которым нужны адреса на своём домене и общие папки с документами вместо пересылки файлов в мессенджере.
• Командам, которые много работают вместе в одном документе или таблице: совместная правка у Google до сих пор одна из самых удобных.
• Организациям с международными партнёрами: письма с домена компании через серверы Google редко попадают в спам у зарубежных получателей.
• Школам и проектам, где важно централизованно выдавать и отбирать доступы.

Не подходит, если компания работает в России и ей нужна оплата по счёту в рублях или хранение переписки на российских серверах. В этом случае смотрите на Яндекс 360 для бизнеса или VK WorkSpace: там тот же набор — почта на домене, диск, документы и видеосвязь, — но с российской оплатой и поддержкой.

Сколько стоит

Workspace платный целиком: цена считается за каждого пользователя в месяц, а тарифы различаются объёмом места, возможностями видеовстреч и инструментами администратора. На самом простом тарифе место на человека измеряется десятками гигабайт, на старших — терабайтами. Конкретные суммы Google меняет и показывает в своём калькуляторе при оформлении, поэтому ориентируйтесь на цены на странице сервиса.

Для знакомства есть пробный период на несколько пользователей. Бесплатные тарифы у сервиса были давно, в эпоху Google Apps, но их закрыли: старым владельцам предложили перейти на платную подписку или на обычный личный аккаунт. Оплата принимается зарубежными картами и по счёту, российские карты не проходят.

Как начать пользоваться

1. Подготовьте домен. Нужен свой адрес вида компания.ru, купленный у любого регистратора, и доступ к его DNS-записям.
2. На странице Google Workspace нажмите кнопку начала работы и укажите название организации, число сотрудников и страну, затем создайте аккаунт администратора.
3. Подтвердите права на домен: Google выдаст текстовую запись, которую нужно добавить в DNS у регистратора.
4. Пропишите почтовые записи MX из инструкции Google, чтобы письма на домен приходили в Gmail, и добавьте записи подписи SPF и DKIM.
5. Создайте ящики сотрудникам в админ-консоли, объедините их в группы по отделам и включите обязательную двухэтапную проверку входа.

Частые вопросы